Layanan Informasi Publik wajib dilaksanakan setiap Badan Publik sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Keterbukaan Informasi Publik merupakan bagian dari pengawasan masyarakat terhadap kinerja institusi. Hal tersebut mendukung terlaksananya tata kelola pemerintah yang baik dan bersih (good governance) sehingga dapat meningkatkan kepercayaan publik terhadap institusi.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Andalas (UNAND) sebagai garda terdepan dalam memenuhi kebutuhan informasi publik bagi pemohon informasi dengan mudah, cepat, dan akurat. PPID UNAND terbentuk sejak tahun 2015 dengan diterbitkan Surat Keputusan (SK) Rektor No. 456/XIII/A/UNAND/2015 tentang Pendirian Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Andalas Tahun 2015.
Rektor Universitas Andalas langsung menjadi Atasan PPID yang bertugas memberikan arahan dan pembinaan atas pengelolaan informasi public dan dokumentasi. Di bawah Atasan PPID memiliki PPID Pelaksana yang dijabat oleh Wakil Rektor II bidang Administrasi dan Sumber Daya Umum yang bertugas merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di Lingkungan Universitas Andalas dengan Tim Pelaksana Layanan Informasi yang berada di bawah naungan Wakil Rektor I bidang Akademik, Wakil Rektor III bidang Kemahasiswaan dan Alumni, Wakil Rektor IV bidang Perencanaan dan Kerjasama.
Selanjutnya dibantu oleh PPID Pelaksana Pembantu yang diemban oleh Dekan, Ketua Lembaga, Direktur Program Pascasarjana, Direktur Utama RS. UNAND, Kepala Biro dan Kepala UPT yang berada di Lingkungan Universitas Andalas yang menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon layanan informasi. Dalam pelaksanaan teknis, dibantu oleh bidang pendokumentasian dan pengelola informasi, bidang pelayanan informasi dan bidang penyelesaian sengketa yang berkantor di Kantor Humas dan Protokoler Universitas Andalas.
Setiap tahunnya, UNAND memperbarui Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sesuai dengan perubahan dan atau mutasi pejabat di lingkungan Universitas Andalas.
Sejak Universitas Andalas resmi menjadi Perguruan Tinggi Berbadan Hukum (PTNBH) pada 31 Agustus 2021 setelah ditandatangani Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 95 Tahun 2021 oleh Presiden Joko Widodo, struktur PPID juga berubah menyesuaikan nomenklatur melalui Peraturan Rektor Nomor 8 Tahun 2022.
Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor : 1305/KPT/R/PTN-BH/UNAND/2022 ini, perbedaan struktur organisasi PPID terlihat dengan mengangkat Sekretaris Universitas (Ex-Officio) menjadi PPID Pelaksana yang bertugas merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di Lingkungan Universitas Andalas.
Indonesia dilanda covid 19 sampai masa recovery pada pertengahan tahun 2022, UNAND selalu memberikan pelayanan informasi publik yang prima kepada pemohon informasi dengan meningkatkan layanan digital untuk memudahkan publik mengakses informasi tentang UNAND.
PPID UNAND berkomitmen menjadikan kampus yang informatif dan inklusif dengan meningkatkan pelayanan informasi publik untuk semua kalangan publik agar bisa mengakses informasi dengan mudah.
Universitas Andalas membuka pelayanan informasi publik secara profesional dengan melalui berbagai kanal seperti ppid.unand.ac.id, ppid@adm.unand.ac.id, dan melalui aplikasi PPID Universitas Andalas atau datang langsung ke Kantor Humas, Protokoler, dan Layanan Informasi Publik Lantai 1 di Gedung Rektorat Universitas Andalas, Limau Manis, Padang.
Struktur Organisasi PPID
PPID Universitas Andalas Garda Terdepan dalam Pelayanan Prima Keterbukaan Informasi Publik Untuk Mewujudkan Universitas Terkemuka dan Bermartabat
- Berorientasi Informasi dan Visualisasi Berbasis Digitalisasi
- Pelayanan yang Profesional, Transparan, dan Akuntabel
- Pelayanan Prima terhadap Publik Internal dan Eksternal
Tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pelaksana di Lingkungan Universitas Andalas
- Menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan dan mengamankan informasi publik;
- Memberikan pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
- Memberikan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
- Memberikan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik;
- Mengklarifikasi informasi dan/atau pengubahannya;
- Menetapkan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses; dan
- Menetapkan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.
Tugas dan Tanggung jawab PPID Utama
- Menyusun, Melaksanakan dan Melaksanakan kebijakan layanan informasi publik
- Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan informasi publik
- Mengkoordinasi dan mengonsolidasi Proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi di Lingkungan Universitas Andalas
- Melakukan verifikasi dokumen dan menentukan informasi publik yang dapat diakses publik dan publikasikan
- Melakukan pengujian konsekuensi atas informasi publik yang dikecualikan dengan persetujuan atasan PPID
- Melakukan pengelolaan, pemeliharaan dan pemutahiran daftar informasi publik
- Menyediakan informasi publik yang dapat diakses dengan efisien dan efektif bagi publik
- Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis informasi publik yang dilakukan oleh PPID pelaksana petugas layanan informasi
- Memberikan dan atau menolak informasi publik yang dkecualikan kepada kepada pemohon informasi dengan menyampaikan pertimbangan secara tertulis atas persetujuan Atasan PPID
Tugas dan Tanggung jawab PPID Pelaksana Fakultas
- Membantu PPID Pelaksana Universitas untuk melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya
- Melaksanakan kebijakan teknis layanan informasi publik yang telah ditetapkan dilingkungan Fakultas /unit Universitas Andalas
- Mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi publik dilingkungan Universitas Andalas
- Mengumpulkan dokumen informasi publik dari petugas pelayanan informasi di Fakultas/unit
- Membantu melakukan verifikasi dokumen informasi publik
- Menjamin ketersediaan dan akseleasi layanan informasi publik di Fakultas/unit
